緊急性ではなく重要性を優先する方法


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普段、何気なくこなしている日常業務。次から次へとやることが湧いてきて溢れ返っているという方も多いかもしれません。

日常業務を大きく分類すると、上記のように緊急性と重要性で4つの領域に切り分けられます。例えば、

Aの領域には「病気・事故」「締め切り直前のもの」「クレーム対応」などがあります。
Bの領域には「病気の予防」「準備や計画」「読書など自分磨き」
Cの領域には「無意味な電話やメールへの対応」「突然の来訪」「付き合いで行く接待」
Dの領域には「世間話」「だらだらとした電話」「暇つぶし」などです。

 

これを見ると、Bの領域にある病気の予防を怠ったことでAの領域の病気になってしまうことがわかります。準備や計画を怠ると締め切り直前のものになってしまいます。

一方、Cの領域のものは自分からやろうとしなくてもやらざるを得ないものばかりです。例えば、携帯にかかってくる電話や、パソコンに向かって集中した頃に来る宅配便などです。

AやCの緊急性の高いものは、意識しなくても取り組むものです。
Dの領域は、緊急でも重要でもないので取り組む必要はありません。

しかし、Bの領域のものは自分からやろうとしないと出来ないものばかりです。本が「読みなさい」と私たちに言ってくることはありませんよね。

Bの領域のものを意識しなくても取り組むようにするためには、緊急性を高める必要があります。それは『期限を決める』ことです。

 

病気の予防、準備や計画、読書など自分磨きは「よーし、やろう!」と今は思っていたとしても、日常業務に戻って1週間、2週間と経っていくうちにその頃のやる気は半減、またはそれ以下になってしまうものです。

だから『期限を決める』のです。
○○の準備は3日後までにやる!
○○の計画は7日後までにやる!
10日後までに本を1冊読む!

その期限を決めてしまえば、期限が近づいたとき緊急性が高くなります。必然的に優先順位が上がります。あとはその期限を守るだけです。
是非、参考にしてください。

 

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